國外大型會議策劃的流程

　　會議、研討會和培訓(xùn)日等其他會議需要更多的時(shí)間和精力才能順利實(shí)現(xiàn)。對于這樣的會議，重要的`是要制定一個(gè)計(jì)劃。根據(jù)有多少人出席會議，會議是多么重要，您可能需要提前幾個(gè)月開始規(guī)劃。

　　會議規(guī)劃第一階段：

　　設(shè)立一個(gè)項(xiàng)目組組織會議。確定角色和責(zé)任，工作方式和聯(lián)系方式。

　　制定目標(biāo)和目標(biāo)。

　　準(zhǔn)備項(xiàng)目規(guī)格。

　　決定包括設(shè)備，場地，交通，餐飲，活動(dòng)，賓館，娛樂，講義等在內(nèi)的預(yù)算...

　　同意時(shí)間表，里程碑和期限以及每個(gè)會員的時(shí)間承諾。

　　會議規(guī)劃第二階段：

　　準(zhǔn)備詳細(xì)的甘特圖，顯示序列，時(shí)間表和任務(wù)。

　　準(zhǔn)備一個(gè)場地清單，該場地需要為這次會議提供什么。

　　研究場所，檢查可用性，要求報(bào)價(jià)，準(zhǔn)備一份候選名單。

　　同意會議日期，記得檢查場地，主要演講者等的可用性...

　　準(zhǔn)備會議議程。

　　準(zhǔn)備視覺材料，出門，演示等...

　　準(zhǔn)備會議通信材料，選擇溝通方式，即：通過電子郵件發(fā)送給員工，電話或親自到主要客戶等。

　　會議規(guī)劃第三階段：

　　確認(rèn)會場和預(yù)訂。

　　確認(rèn)出席并發(fā)送位置/旅行詳情。

　　完成交通安排。

　　完成餐飲和住宿。

　　完成娛樂和社交活動(dòng)。

　　檢查視聽和電腦設(shè)備。

　　會議規(guī)劃第四階段：

　　盡早到達(dá)會議場所，以確保一切順利。

　　檢查會議室是干凈的，安排座位，空調(diào)/暖氣設(shè)置在舒適的溫度，良好的照明。

　　檢查所有設(shè)備和供電點(diǎn)，并立即向場地維護(hù)人員報(bào)告任何故障。在會議期間如果設(shè)備發(fā)生問題，請查看誰要談?wù)劇?/p>

　　仔細(xì)檢查您的餐飲，住宿和娛樂要求是否已知，并將得到滿足。如果有什么不正確的話，或者在會議期間需要額外的東西，找出誰要談話。

　　確保在入口處有人在場，迎接與會者到達(dá)并讓他們定居。

　　根據(jù)會議的性質(zhì)，您可能還希望有一個(gè)會后計(jì)劃，涉及收集參加者的反饋，安排后續(xù)會議等...

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