會議通知樣本「匯總」
企業(yè)有各式各樣的會議，那么寫一份會議通知需要注意什么呢?下面是小編給大家整理收集的會議通知樣本【匯總】，歡迎大家閱讀與收藏。
會議通知樣本【匯總】
一、要求準備匯報材料的會議通知
有的會議要求企業(yè)與會代表準備匯報材料。
這樣的會議通知發(fā)出應(yīng)當盡量提前，早出“安民告示”，給與會代表單位留有充足的準備時間，這有利于提高會議的質(zhì)量。如例1《通知》，成文時間是xxx年2月10日，距離x月19日開會，準備時間應(yīng)當是綽綽有余的。
例1分析�！锻ㄖ返恼牟糠郑�“通知緣由”：講清了開會依據(jù)、會議組織者、開會時間、會議名稱。然后，用承啟語轉(zhuǎn)入“通知事項”：包括通知具體會議時間和報到日期、會議地點、會議內(nèi)容、參加會議的人員和名額、會議接站安排、各單位應(yīng)準備的匯報資料內(nèi)容、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和傳真等。其“執(zhí)行要求”：主要是提出參加會議的人員名單回執(zhí)時限、要求機場、火車站接站信息溝通時限、要各單位準備匯報資料等。
【例1】
××××集團公司關(guān)于召開物資工作會議的通知
各直屬公司、總廠、廠、院：
為了貫徹中央經(jīng)濟工作會議精神，集團公司定于x月中旬召開xxx年度物資工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、會議時間：xxx年x月19日至21日，會期3天，x月18日報到。
二、會議地點：北京××賓館(北京××區(qū)××路×號)。
三、會議內(nèi)容：
1.貫徹中央經(jīng)濟工作會議、總公司第××次經(jīng)理(廠長)會議以及固定資產(chǎn)投資工作會議精神。
2.總結(jié)xxx年物資供應(yīng)工作經(jīng)驗，進行經(jīng)驗交流和表彰獎勵。
3.部署xxx年物資供應(yīng)工作。
四、參加會議的人員和名額見附表。參加會議的人員名單回執(zhí)請于x月8日前報到××公司經(jīng)理部。
五、x月18日報到當天，首都機場全天接站。火車站憑電報、傳真或電話接站。會議代表請于x月15日前將到達日期及所乘車次、航班告××公司經(jīng)理部。
六、請各單位按會議內(nèi)容做好以下準備：
1.本單位貫徹落實總公司實行統(tǒng)一組織訂貨的做法、經(jīng)驗、體會;
2.對進一步深化物資流通體制改革的意見和建議;
3.本單位xxx年物資需求計劃。
七、聯(lián)系人：燕剡仁，伍紫逋
聯(lián)系電話：010-xxxxx8
傳 真：010-xxxx6
(××××集團公司印章)
xxx年x月十日
例1《通知》屬于復(fù)雜性會議通知。標題寫明了會議名稱。正文約400字，在點明會議目的后，用“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”的承啟語導(dǎo)入會議時間、地點、內(nèi)容并告知接站情況;最后對參加會議的單位提出三點要求。其文字之簡練，內(nèi)容之全面，條理之清楚，自不待言。
這里特別提請讀者注意的是，例1《通知》中幾個時限的確定，都是有講究的。
xxx年2月10日發(fā)文(距開會37天)，已如上述，時間、空間足夠與會單位作相應(yīng)準備。要求x月8日前報來參加會議的人員名單回執(zhí)(距發(fā)文17天，距開會11天)，既是讓與會單位有足夠時間研究確定與會人員名單，又是讓會議組織者能夠根據(jù)與會人員級別和專業(yè)(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調(diào)配)、是否少數(shù)民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進行各項會務(wù)安排。
要求x月15日前報來參加會議的人員到達日期及所乘車次、航班(距開會4天)，是因為各與會單位情況千差萬別、事情也千變?nèi)f化，如果過早確定出差方式(飛機、火車)以及航班、車次，不現(xiàn)實，到頭來還可能生變。但，這時間也不能再往后推遲，比如推后到緊挨開會的前夕。因為，從會議通知看，會議代表來自四面八方，會議組織者還要調(diào)配足夠數(shù)量的各種車型的車輛、駕駛員、接待員，保證集中到達的有大客車或面包車接，零星到達的有小轎車接;接到之后，馬上能送到住地，減少在機場、火車站或者路途上潴留的時間，讓代表休息好，保證會開好。
二、告之參加訂貨會的會議通知
【例2】
關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會的通知
各用戶單位：
我公司計劃于xxx年x月在廣州召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會。為開好會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、會議時間：xxx年x月15日至18日，會期4天。x月14日報到。
二、會議地點：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區(qū)林和東路1518號)。
三、參會名額：由于會議場所和住宿條件所限，各與會單位參加會議的名額，以每單位不超過2人為限，請勿超員。參加會議的人員名單回執(zhí)請于x月5日前通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。
四、接站安排：會議代表到達廣州日期及所乘車次、航班請于x月10日前告我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。x月14日報到當天，廣州白云機場全天接站。乘坐其它時間航班飛機的以及火車的則憑電子郵件、傳真或電話通知接站。
五、資料準備：請各單位參加會議代表提前做好相關(guān)準備。如有可能，請?zhí)崆皩①F單位xxx年計劃需我公司供應(yīng)的產(chǎn)品種類、數(shù)量明細表，與貴單位參加會議人員名單回執(zhí)一起通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室，以便我們及早做好產(chǎn)品供應(yīng)平衡工作。
六、聯(lián)系方式：
1. 聯(lián)系人：柴xxx，賀xx。
2. 電 話：(025)xxxxx8。
3. 傳 真：(025)xxxxx9。
4. E-Mail: xxxxxx@yahoo.com.cn
5. 郵 編：2xxxx
6. 地 址：××市××區(qū)興華路888號××石化供銷公司經(jīng)理辦公室
(××石油化工股份有限公司印章)
xxx年xx月x日
我們已經(jīng)討論過例1《通知》，再來檢視例2《通知》，類似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項”和“執(zhí)行要求”三項一應(yīng)俱全，且擬稿者為會議、為準備與會的用戶考慮甚周，還與時俱進地引用了電子郵件這樣快捷、準確、方便的聯(lián)系方式，本來是無須多費口舌進行分析的。但仔細琢磨之后，問題“暴露”出來了。
國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機關(guān)的公文(包括電報，下同)，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。”“通知”是法定公文的一種，“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”，自然是“具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。而××石油化工股份有限公司與各用戶單位之間并不存在上下級隸屬關(guān)系，前者無權(quán)對后者發(fā)送任何類型的通知，只能以“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項”的“函”告知(也類似“通知”)有關(guān)事宜。
故而，例2《通知》的標題“關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會的通知”宜改為“關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會的函”;相應(yīng)地，承啟語“現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下”則宜改一字而為“現(xiàn)將有關(guān)事項函告如下”。如此，例文中多處使用“請”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關(guān)系，也符合“函”這一文種的體式的要求。
三、表格式通知
1.格式固定、出手快捷的類表格式會議通知
我原先所在揚子石化公司的年輕同事，善于動腦筋，因事因人制宜。他們通過電腦制作公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)會議通知(見例3《通知》)，非常簡便。
其中，“學(xué)習(xí)地點”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學(xué)習(xí)時間”的.年、月、日、時、分等時間單位是不會變的，每次擬寫通知時只要變動月份、日期、星期、上下午和鐘點數(shù)就行了;只有“學(xué)習(xí)內(nèi)容”每次要根據(jù)不同的具體要求鍵入。印好后，只要填上某某某領(lǐng)導(dǎo)同志的名字即可分送。
這樣表格化的會議通知，擬寫簡單，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，減輕了秘書的勞動強度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用。
【例3】
公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)通知
xxxx：
定于xxx年2月28日進行公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)，具體事項通知如下：
一、學(xué)習(xí)時間：2月28日(星期六)上午9：00
二、學(xué)習(xí)地點：公司大樓3302會議室
三、主持人：張大本
四、參加人員：全體公司領(lǐng)導(dǎo)
五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀委、黨辦負責(zé)人
六、學(xué)習(xí)內(nèi)容：
1.胡錦濤、吳官正在中央紀委第三次全體會議上的講話
2.王作然在集團公司紀檢監(jiān)察工作會議上的講話
揚子石化股份有限公司黨辦
xxx年x月x日
2.邀請函式會議通知
無獨有偶，以邀請函形式出現(xiàn)的會議通知(即實際是起會議“通知”作用)也是表格式的(見例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產(chǎn)品訂貨會函更簡單。其標題既省略了發(fā)文機關(guān)名稱(揚子石化供銷公司)，也簡化了事由或主要內(nèi)容(概括為無所不包的“邀請”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實擬寫容易，簡單明了，使復(fù)雜性的會議通知或函變?yōu)楹唵涡缘�，給了我們探索某些公文制作模式化的可能性以有益的啟示。
【例4】
邀 請 函
****公司 ：
茲定于****年**月**日起在**市召開****年揚子石化**產(chǎn)品用戶座談會。謹邀貴單位一名代表參加。
具體通知如下：
1.報到時間：****年**月**日;
2.會議地點：**市****;
3.會務(wù)費：****元/人;
請貴單位盡快回復(fù)與會代表名單，以便預(yù)定飛機票;
聯(lián)系人：供銷公司經(jīng)理辦***;
聯(lián)系電話：(025)*******。
揚子石化供銷公司
****年**月**日
四、模塊式會議通知
后生可畏。揚子石化供銷公司辦公室年輕的秘書們不滿足就此為止。他們又制作了會議通知單的模塊(或謂“模板”，見例5《通知》)。起先，專門用于接到上級公司——揚子石化公司總經(jīng)理辦公室會議通知時，向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報告并請示處理事宜。
【例5】
從這張會議通知單上，上級公司——揚子石化公司總經(jīng)理辦公室會議的主題是什么，在什么時候開會，在哪個會議室開會，主持人是哪位總經(jīng)理，要求供銷公司什么樣的人員出席，上級公司是什么單位、是誰打電話來的，聯(lián)系電話號碼是多少，接電話的秘書是誰，一目了然。接到這份通知單的供銷公司領(lǐng)導(dǎo)審視斟酌后，即可作出批示。辦公室隨即按此辦理，或通知有關(guān)人員按時與會，或準備相關(guān)資料敷用。
之后，這張會議通知單除了用于上行請示的功能，派上了更多用場。比如，用于同級部門之間溝通信息等等。有時政府部門有所要求，也可使用這張會議通知單。現(xiàn)在，揚子石化供銷公司所屬各部門均已電腦聯(lián)網(wǎng)，以上來來往往信息傳遞均可網(wǎng)上完成，從而實現(xiàn)了無紙化辦公。
時間就是金錢�？梢�，通知模塊化以后，一紙寫盡天下事，掃一眼瞬間全知曉，符合在市場經(jīng)濟激烈競爭中現(xiàn)代化大工業(yè)對效率與效益的苛求。
五、非法定會議通知
從上述例1至例5我們看到，復(fù)雜性會議通知，要寫明會議的名稱、目的、議題(或內(nèi)容)、時間、地點、參加人員以及參加會議的要求等;而簡單性會議通知只要寫會議名稱(內(nèi)容)、時間、地點和參加人員就行了。目前，企事業(yè)單位普遍通行的便捷式通知還有：
1.寫在布告欄的通知
我們在工廠車間或班組的黑板或白板上常�？梢钥吹竭@樣的通知(見例6、例7《通知》)：
【例6】
通 知 (或“會議通知”)
今天下午4：15在班組活動室開班后會，布置大修任務(wù)，請務(wù)必不要遲到缺席。
加氫裂化車間三班
xxx年x月30日
這個通知雖然僅只56字，卻寫全了時間、地點、會議性質(zhì)、會議內(nèi)容和要求。有時甚至可以更簡化，將會議內(nèi)容和要求統(tǒng)統(tǒng)省卻，只留39字甚至31字：
【例7】
通 知 (或“會議通知”)
今天下午4：15在班組活動室開班后會.
加氫裂化車間三班
xxx年x月30日
(或更簡為二字：“即日”)
這里的省略(包括正文中不寫具體月、日，而寫“今天”，甚至于將成文時間“xxx年x月30日”寫為“即日”等，減為31字)不會發(fā)生歧義。因為，這種通知使用范圍是很局限的，有關(guān)人員都知道這里的“班組活動室”是指三班的“班組活動室”，不是別的班的“班組活動室”，更無須畫蛇添足說明三班的“班組活動室”在什么廠的什么車間辦公樓的幾樓幾號房間。
2.箋函式的通知
即是依據(jù)需要打印有限份數(shù)，直接送達有關(guān)人員的。例如(見例8《通知》)：
【例8】
公司黨委委員：
x月10日下午3：00在公司大樓3302會議室召開公司黨委全委會，討論干部問題。請準時出席。
公司黨委辦公室
xxx年x月8日
抄送：公司黨委組織部。
這種會議通知就是箋函式，既不設(shè)標題(連“通知”二字也免了)，落款也不是規(guī)范的全稱，又無須加蓋印章;主送的不是機關(guān)，而是個人，不點名道姓，用的是統(tǒng)稱。把開什么會、研究什么問題以及開會的時間、地點，都點到了。正文只有41個字，“通知緣由”(開黨委會全委會)、“通知事項”(討論干部問題)和“執(zhí)行要求”(請準時出席)卻都寫清楚了。
綜上所述，無論是法定公文的會議通知還是非法定公文的會議通知，無論是復(fù)雜性的會議通知還是簡單性的會議通知，無論是眉首、主體、版記俱全的會議通知還是無眉首、無標題、無印章的會議通知，“通知緣由”(為什么開會)、“通知事項”(開什么樣會)和“執(zhí)行要求”(怎么開好會)三項都要寫清楚。
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