采購控制程序管理制度
現(xiàn)如今，很多場合都離不了制度，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的采購控制程序管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
采購控制程序管理制度1
1.0目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。
2.0適用范圍
適用于管理處提供服務活動所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。
3.0職責
3.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門負責人或分管領導審核后報公司批準。
3.2提出采購的部門負責實施采購。
4.0工作程序
4.1物資的采購
4.1.1計劃性采購
4.1.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,作出下月補充物資采購計劃。
4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。
4.1.1.3各部門將月份物資采購計劃交本部門經(jīng)理審核后,報公司總經(jīng)理批準。
4.1.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員由其在合格供應商處進行采購。
4.1.2零星采購
4.1.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《請購單》,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)。
4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認后按公司的有關規(guī)定執(zhí)行審批和報批手續(xù)后交負責采購的人員。
4.1.2.3采購人員一般在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,根據(jù)物品價值可由部門負責人或總經(jīng)理批準后也可在其他供應商處對實物質(zhì)量進行驗證合格購買。
4.2供應商的選擇
見《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程序》。
4.4采購人員在進行采購時,將采購物資的時間、供應商登記在計劃表或《請購單》相應欄目內(nèi)。
4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作出記錄。
5.0相關文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《采購計劃》
5.4《請購單》
采購控制程序管理制度2
1、目的
對采購過程和供方進行控制,確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務符合規(guī)定要求。
2、適用范圍
適用于對服務所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。
3、職責
3.1各部門負責本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產(chǎn)品進行監(jiān)督、反饋。
3.2管理部負責采購計劃的審核、落實,采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。
3.3工程部負責服務設施、設備采購計劃的審核工作。
3.4總經(jīng)理負責采購計劃的審批工作。
4、程序
4.1評價范圍
4.1.1對價值高、用量多、對服務質(zhì)量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。
4.1.2對服務質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進行評價。
4.1.3對服務質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現(xiàn)場、簡單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。
4.2評價方式
4.2.1對產(chǎn)品資料的獲取
4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店,調(diào)查物資的.生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質(zhì)量標準及認證情況等。
4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內(nèi)容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質(zhì)量按合同要求進行控制。
4.2.2對供方的評價方法
4.2.2.1對服務質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調(diào)查供方的營業(yè)執(zhí)照、
產(chǎn)品認證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽等級及質(zhì)量保證能力等進行評價。
4.2.3對服務質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場對質(zhì)量、價格進行目測、比較等方法進行評價。
4.2.4對評價合格的產(chǎn)品和供方,報總經(jīng)理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進行評審。
4.3.1此類物資的采購應根據(jù)實際使用量進行最小采購,發(fā)生質(zhì)量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內(nèi)各使用部門根據(jù)使用批次填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結(jié)束后,管理部依據(jù)《物資質(zhì)量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關規(guī)定進行評審。評審合格,由總經(jīng)理簽署意見,列入《采購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業(yè)績考核,其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關技術標準�？己朔椒�:物資使用部門,對物資質(zhì)量情況隨時填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價。考核標準為:對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問題的,由管理部報總經(jīng)理審批取消供方資格。
4.5采購計劃的編制、審批與落實
4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃,通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據(jù)《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內(nèi)分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價格審核,報總經(jīng)理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據(jù)總經(jīng)理批示,通過辦公平臺以公文形式發(fā)至財務部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作,并通報采購情況。
4.6管理部應保存有關采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相應的國家標準、行業(yè)標準或企
業(yè)標準等資料。各部門在編制采購計劃時,應列出采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術參數(shù)。管理部負責有關資料的收集,對采購中發(fā)生的合同,在采購結(jié)束后,由管理部統(tǒng)一保存。
4.7采購產(chǎn)品的驗證
4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質(zhì)量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由采購人員在現(xiàn)場進行驗證;如不需要,則在產(chǎn)品使用過程中由使用部門進行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質(zhì)部、物業(yè)服務中心按照委托合同的約定進行監(jiān)督、考核。
5、相關文件
5.1《相關記錄控制程序》
5.2《綠化服務委托合同》
5.3《垃圾清運服務合同》
6、相關記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《采購計劃》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質(zhì)量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006
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