文書管理制度細則解釋

　　制度名稱文書管理制度受控狀態(tài)

　　編號

　　執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門

　　第一章總則

　　第1條目的

　　為使文書管理制度化、規(guī)范化，以增進文書處理的品質及效率，特制定本制度。

　　第2條范圍

　　本單位各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負責。

　　第二章收文

　　第3條簽收文件時，要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。

　　第4條簽收文件時，要對文件的份數、標題等內容逐份清查核對，如發(fā)現其中一項不對口，應及時報告主管領導。

　　第5條簽收文件應簽寫姓名并注明時間。

　　第6條文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管，個人不得存放。

　　第7條內部制發(fā)文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

　　第三章發(fā)文

　　第8條企業(yè)的文件由行政管理部負責起草和審核，由總經理簽發(fā)；企業(yè)本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，由總經理簽發(fā)。

　　第9條以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。

　　第10條在企業(yè)日常項目開發(fā)和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。

　　第四章分文

　　第11條外來文件由行政管理部登記收文后，根據業(yè)務性質分送各有關部門處理。

　　第12條內部制發(fā)文件流轉時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。

　　第五章會簽

　　第13條需多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。

　　第14條各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

　　第15條文件收文后，再依《收文處理單》內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送行政管理部。

　　第16條重要文件的審核、批示與執(zhí)行

　　涉及企業(yè)總體協(xié)調或應由總經理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見，呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關部門予以執(zhí)行。

　　第六章立檔

　　第17條經辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業(yè)務文件由業(yè)務辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。

　　第18條立檔按年度、機構、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁碼號，卷首有案卷目錄。

　　第19條文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。

　　第七章文書日常管理

　　第20條借閱

　�。�1）凡因工作需要借閱文件時，必須履行手續(xù)，一般文件經部門經理簽字同意，重要文件經總經理同意方可借閱。

　�。�2）文件借出室外需登記，借閱期間應保證文件的完整與安全，閱后在規(guī)定時間內歸還。

　　（3）翻�。◤陀。┤缧鑿陀∥募�，應經領導同意方可復印。

　　第21條保管

　�。�1）文件應妥善保管，防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。

　　（2）所有文件應有專柜存放，加鎖，定期清理翻動、通風、防濕。

　　（3）機密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或對外泄露。

　　第22條文件的銷毀

　　文件的銷毀應請示領導簽字同意，并建賬登記，經兩人以上監(jiān)督銷毀，任何人不得私自銷毀文件。

　　第八章附則

　　第23條本制度由行政管理部負責解釋，自頒布之日起實施。

　　編制日期審核日期批準日期

　　修改標記修改處數修改日期

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