董事會秘書工作指南

　　一、 負(fù)責(zé)每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。

　　二、 負(fù)責(zé)起草社聯(lián)的各項(xiàng)工作匯報(bào)。

　　三、 負(fù)責(zé)社聯(lián)文件的印發(fā)(如：策劃書、總結(jié)書等)。

　　四、 負(fù)責(zé)各項(xiàng)會議的記錄工作協(xié)調(diào)主席健全社聯(lián)各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　五、 負(fù)責(zé)各種例會的考勤。

　　六、 負(fù)責(zé)辦公室的值班情況及處理相關(guān)的日常事務(wù)。

　　七、 負(fù)責(zé)傳達(dá)各項(xiàng)通知，包括口頭傳達(dá)、手機(jī)傳達(dá)等方式(如開會的時間、場地等)

　　八、 加強(qiáng)各部之間的聯(lián)系，搜集同學(xué)的意見，及時反饋，取長補(bǔ)短。

　　九、 制定社聯(lián)的工作方針政策，協(xié)調(diào)和督促各部門履行職責(zé)。

　　十、 定期的向老師、主席匯報(bào)有關(guān)工作等。

　　一、值班要求

　　值班時間：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

　　值班地點(diǎn)：南山書院社聯(lián)辦公室(南山書院208教室)

　　值班人員：秘書處成員及各部成員

　　(一)值班規(guī)定

　　1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時值班需事先向秘書長申請調(diào)崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護(hù)社團(tuán)聯(lián)合會的形象。

　　2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認(rèn)真做好值班記錄

　　3、不得把與工作無關(guān)的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關(guān)資料，不得將同學(xué)的個人資料透露給其他人。

　　4、對外來人員及電話需做好接待工作，對于所提問題或要求的工作及時解決，不能解決的要及時傳達(dá)給秘書長或主席，并做好詳細(xì)記載。

　　5、值班人員有責(zé)任管理和愛護(hù)辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關(guān)記錄(借出物品名稱，日期，數(shù)量，借出人，歸還時間，若在當(dāng)時沒有歸還的應(yīng)催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報(bào)。

　　6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的交接。值班結(jié)束時保證辦公室內(nèi)衛(wèi)生和物品擺放整齊，注意關(guān)掉各種電器，鎖好門窗。

　　二、人員通知

　　(一)通訊錄更新

　　1、定期確認(rèn)各中心主要成員有無人員和聯(lián)系方式的變動，及時修改。

　　2、在右下角標(biāo)注日期，方便日后整理。

　　(二)發(fā)放通知

　　1、時間要求：最晚提前一天通知。

　　2、內(nèi)容格式：說明時間、地點(diǎn)、活動內(nèi)容。若用短信通知，須加上"收到請回復(fù)，謝謝!"，并以"(南山社聯(lián)秘書處)"結(jié)尾，須收到被通知人的回復(fù)方可視為通知到位，對方的回復(fù)須在該活動結(jié)束后方可刪除。

　　(三)負(fù)責(zé)人

　　龔玭、陳佳其

　　三、會議記錄

　　(一)會議記錄

　　1、會議包括：周例會、社團(tuán)聯(lián)席會、秘書處例會及其他會議。

　　2、會議前在簽到表上簽到，列出缺席、請假人員。

　　3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。

　　4、記錄內(nèi)容：包括發(fā)言人及其內(nèi)容，列出層次，分清主次，詳略得當(dāng)。結(jié)尾標(biāo)注"會議結(jié)束"。

　　5、重要會議制作電子文檔。

　　附：會議記錄格式

　　年 — 年第二學(xué)期第一次周例會

　　會議時間 ： 會議地點(diǎn) ： 會議主持人： 參會人員： 缺席人數(shù)： 會議記錄人：

　　會議內(nèi)容：

　　一、各部長匯報(bào)所分管部門上周工作情況 二、主席總結(jié)上周社聯(lián)工作 三、主席對本周工作進(jìn)行安排

　　四、到會人員就社聯(lián)當(dāng)下所存在問題進(jìn)行討論并作出解決方案 五、征集對社聯(lián)工作的建議 會議結(jié)束

　　西安建筑科技安大學(xué)南山書院社聯(lián)秘書處

　　年/月/日

　　(二)記錄人員

　　鄒淑文、洪夢姝

　　(三)教室申請

　　1、在開會前一天申請教室。

　　2、及時協(xié)調(diào)保證會議正常進(jìn)行。

　　西安建筑科技大學(xué)教室借用申請單(草堂校區(qū))

　　注意事項(xiàng)：

　　1. 使用時必須保證教室內(nèi)設(shè)施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生，且不得大聲喧嘩，以免影響其它教室的教學(xué)活動;

　　2. 應(yīng)至少提前2天到教務(wù)工作辦公室辦理借用手續(xù)，尊重和服從教室管理服務(wù)人員的管理和服務(wù)。

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